English
Trang thiết bị văn phòng là một trong số những hạng mục không thể thiếu của các văn phòng làm việc, doanh nghiệp, tổ chức ngày nay. Chúng giữ vai trò rất quan trọng giúp nhân viên thực hiện công việc đúng cách, nhanh chóng, cho hiệu quả như mong đợi. Vậy cụ thể trang thiết bị văn phòng gồm những gì, chúng đóng vai trò ra sao trong một tổ chức, doanh nghiệp? Cùng Cti Supply tìm hiểu chi tiết trong bài viết chia sẻ sau đây nhé!
Tổng quan thiết bị văn phòng là gì?
Trang thiết bị văn phòng được hiểu là các thiết bị máy móc, vật dụng cần thiết để sử dụng trong những hoạt động trong lĩnh vực văn phòng. Lựa chọn được đầy đủ các thiết bị văn phòng phù hợp, cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng điều hành các hoạt động hàng ngày của mình một cách trơn tru và hiệu quả hơn rất nhiều. Trong khi lựa chọn các công cụ văn phòng này, các doanh nghiệp nên luôn luôn ghi nhớ nhu cầu của nhân viên.
Vai trò của thiết bị văn phòng và lưu ý khi lựa chọn
Những thiết bị văn phòng được biết đến là thứ mà bất cứ doanh nghiệp, công ty, tổ chức nào hoạt động trong lĩnh vực hành chính văn phòng thì không thể nào thiết. Chúng giúp ích cho hoạt động làm việc của nhân viên diễn ra nhanh chóng, tiện lợi hơn rất nhiều. Đặc biệt còn xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, đẳng cấp trong mắt khách hàng, đối tác. Ngoài ra nhờ có những thiết bị văn phòng này cũng giúp ích cho doanh nghiệp trong việc tạo dựng một môi trường làm việc chất lượng, giúp thời gian làm việc của nhân viên được nâng cao, giảm thiểu tình trạng căng thẳng, mệt mỏi.
Để lựa chọn được cho doanh nghiệp của mình những thiết bị văn phòng phù hợp thì sẽ cần lưu ý các thông tin như sau:
- Xác định nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, mức chi phí, ngân sách đầu tư cho thiết bị văn phòng có thể bỏ ra.
- Căn cứ vào thiết kế văn phòng, màu sắc và không gian để lựa chọn thiết bị phù hợp.
- Nên ưu tiên chọn mua các thiết bị văn phòng có khả năng di động cao, đa năng.
- Chú trọng đến yếu tố chất lượng của đồ dùng văn phòng, nên chọn mua tại những đơn vị cung cấp uy tín, giá tốt.
- Lên danh sách chi tiết những trang thiết bị văn phòng cần mua từ trước.
Trang thiết bị văn phòng gồm những gì?
Sau đây sẽ là danh sách những trang thiết bị phổ biến, có ở hầu hết các văn phòng làm việc để giúp bạn giải đáp được thắc mắc trang thiết bị văn phòng gồm những gì.
- Các văn phòng phẩm: Là các vật dụng thiết yếu được đưa vào sử dụng hàng ngày mà mọi doanh nghiệp luôn có sẵn như: bút, giấy, sổ ghi chép, bìa kẹp, các loại sổ sách khác,… Chúng sẽ giúp tăng cao năng suất làm việc của nhân viên tốt hơn.
- Máy in, photocopy: Đây là thiết bị quan trọng giúp hỗ trợ cho doanh nghiệp in ấn tài liệu nhanh chóng, bảo mật tốt hơn các thông tin nội bộ, tiết kiệm chi phí cho hiệu quả cao hơn so với việc in ấn từ bên ngoài
- Điện thoại: Hệ thống điện thoại trong văn phòng để giúp giữ liên lạc giữa các đồng nghiệp, phòng ban, giữa doanh nghiệp và khách hàng. Ngoài ra còn cần đế những thiết bị di động mang theo để sử dụng cho các phòng ban kinh doanh, đại diện bán hàng để nâng cao quy trình bán hàng, tư vấn.
- Phần mềm vi tính: Trong xu hướng công nghiệp hóa hiện đại hóa như ngày nay thì máy tính đã trở thành một thiết bị văn phòng thiết yếu không thể thiếu. Chúng được cài đặt những ứng dụng, phần mềm hữu ích hỗ trợ cho công việc, xử lý vấn đề, chống virus và hệ thống CRM
- Thiết bị lưu trữ thông tin: Đây là các trang thiết bị văn phòng dạng vật tư như là mục lưu trữ, ổ đĩa flash USB, ổ cứng ngoài để doanh nghiệp lưu trữ thông tin tách biệt. Bên cạnh việc lưu trữ bằng tài liệu số thì các loại tài liệu giấy cũng là một phần không thể bỏ qua. Chúng cũng sẽ cần được sắp xếp và bảo quản cẩn thận, an toàn.
- Thiết bị trình chiếu: Bảng trắng, máy chiếu,… được biết là những thiết bị văn phòng hỗ trợ cho các nhân viên trong công ty, doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin nhanh chóng, hoạt động trao đổi hay hội họp cũng diễn ra thuận lợi hơn.
- Các đồ dùng nội thất, vật tư cho văn phòng: Ngoài rat rang thiết bị văn phòng sẽ còn có các đồ dùng nội thất như bàn, ghế, tủ,… để sử dụng trong các văn phòng, phòng ban trong doanh nghiệp (phòng giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, marketing, khu vực phòng họp, phòng tiếp khách,…)
Ngoài ra trang thiết bị văn phòng ở một số doanh nghiệp sẽ còn cần sử dụng đến: máy fax, máy chấm công, máy đếm tiền, các trang thiết bị mạng cố định, máy lọc nước, máy pha cà phê… để phục vụ cho nhu cầu công tác, làm việc.
Với những thông tin chia sẻ về thiết bị văn phòng trên đây hi vọng đã giúp ích phần nào để bạn có thể hiểu, lựa chọn được cho doanh nghiệp, tổ chức của mình giúp cho công tác quản lý, vận hành công việc diễn ra suôn sẻ như mong đợi. Đón đọc thêm nhiều bài viết chia sẻ thông tin hữu ích khác tại Cti Supply bạn nhé!